Buchführungspflichten für Unternehmer in Deutschland

Als Unternehmer in Deutschland haben wir eine zentrale Aufgabe, die nicht zu ignorieren ist: die korrekte Buchführung. Ob wir ein kleines Einzelunternehmen oder einen etablierten Betrieb führen – die Buchführungspflichten sind nicht optional, sondern gesetzlich verpflichtend. Viele Unternehmer unterschätzen die Bedeutung einer sauberen Buchführung oder wissen gar nicht, welche Regeln genau für sie gelten. Das führt regelmäßig zu Strafen, Bußgeldern und im schlimmsten Fall zu Vorwürfen der Steuerhinterziehung. Deshalb haben wir diesen Ratgeber zusammengestellt: Wir zeigen dir, wer buchführungspflichtig ist, welche Anforderungen wirklich erfüllt werden müssen und wie du die Regeln sicher umsetzt – ohne unnötige Komplexität.

Wer Muss Buchführung Betreiben?

Nicht jeder Unternehmer muss im klassischen Sinne Buchführung betreiben. Die Pflicht hängt von der Rechtsform, dem Geschäftsumfang und dem Jahresumsatz ab. Wir erklären dir, wer genau unter die Pflicht fällt.

Gewerbetreibende und Freiberufler

Für Gewerbetreibende (Kaufleute) ist die Situation klar: Jeder kaufmännisch organisierte Betrieb mit regelmäßigen Geschäftstätigkeiten muss Buchführung betreiben. Das gilt für Handels-, Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe gleichermaßen. Die Pflicht ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Architekten oder Berater müssen grundsätzlich keine doppelte Buchführung betreiben. Für sie reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus. Allerdings gibt es auch hier Ausnahmen: Wenn ein Freiberufler die Grenze von 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Jahr überschreitet, wird Buchführung Pflicht.

Checkliste – Wer ist Kaufmann?

• Gewerbebetrieb, der mit einem gewissen Umfang betrieben wird (“nach Art oder Umfang ein in kaufmännischer Weise eingerichtetes Geschäftsbetrieb”)
• Unternehmen mit Eintrag ins Handelsregister
• GmbH, AG oder OHG (automatisch)
• Freiberufler erst ab bestimmten Umsatzgrenzen

Besonderheiten für Einzelunternehmen

Einzelunternehmer haben es etwas leichter als Kapitalgesellschaften: Sie können unter bestimmten Bedingungen die Gewinneermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (also eine vereinfachte Form der Bilanzierung) oder sogar die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wählen. Das setzt voraus, dass sie nicht ins Handelsregister eingetragen sind oder dass ihr Umsatz unter bestimmten Grenzen liegt.

Die kritische Grenze: Bei Gewerbetreibenden (nicht Freiberuflern) liegt sie bei 600.000 Euro Umsatz und 30.000 Euro Gewinn im Geschäftsjahr. Unterschreitest du diese Grenzen, darfst du die EÜR nutzen und sparst dir dadurch erheblichen administrativen Aufwand.

Anforderungen an die Buchführung

Wer Buchführung betreiben muss, sollte wissen, welche konkreten Anforderungen damit verbunden sind. Es geht nicht nur um irgendwelche Aufzeichnungen – die Buchführung muss bestimmten Standards entsprechen.

Grundsätze Ordnungsgemäßer Buchführung

Wir alle kennen das: Die Geschäftsbelege landen in einer Schublade, und irgendwann wird versucht, sie zu sortieren. Das ist die falsche Herangehensweise. Die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) regeln, wie wir unsere Buchhaltung ordnen müssen. Die wichtigsten Prinzipien sind:

1. Vollständigkeit: Alle Geschäftsfälle müssen erfasst werden – komplett, ohne Auslassungen.
2. Richtigkeit: Die Buchungen müssen den tatsächlichen Vorgängen entsprechen – keine “kreativen Interpretationen”.
3. Zeitlichkeit: Buchungen sollten zeitnah erfolgen, nicht erst Monate später.
4. Ordnung: Die Belege müssen übersichtlich organisiert und jederzeit nachvollziehbar sein.
5. Lesbarkeit und Verständlichkeit: Auch ein Dritter sollte die Buchführung verstehen können.

Diese Anforderungen klingen einfach, sind aber oft der Grund für Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.

Dokumentation und Nachweise

Zu jeder Buchung muss es einen Beleg geben. Das können Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lieferscheine oder andere Dokumente sein. Dabei gilt:

• Originalbelege müssen aufbewahrt werden (oder beglaubigte Kopien)
• Digitale Belege können in digitaler Form gespeichert werden, wenn die Lesbarkeit gewährleistet ist
• Fremde Belege (von Lieferanten, Kunden) und innere Belege (selbst ausgestellte Rechnungen, Quittungen) sind gleich wichtig

Wichtig: Der Beleg muss folgende Informationen enthalten: Datum, Art des Geschäftsvorfalls, Betrag und Geschäftspartner. Bei Rechnungen kommen noch die Steuersätze und die Steuern hinzu.

Unterschiede zwischen Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Bilanzierung

Für viele Unternehmer ist die Wahl zwischen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und Bilanzierung eine zentrale Frage. Beide Verfahren sind legal, aber sie unterscheiden sich erheblich in ihrem Aufwand und ihren Anforderungen.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zählst du einfach zusammen: Was hast du verdient (Betriebseinnahmen) minus was hast du ausgegeben (Betriebsausgaben)? Das Ergebnis ist dein Gewinn oder Verlust. Das Verfahren ist deutlich unkomplizierter und erfordert keine aufwendige Bilanzierung.

Die Bilanzierung (auch doppelte Buchführung genannt) ist aufwendiger. Hier werden zwei Konten für jeden Geschäftsfall verwendet: eine Sollseite (Debit) und eine Habenseite (Kredit). Am Ende des Geschäftsjahres entsteht eine Bilanz mit Aktiva und Passiva sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Dieses Verfahren bietet mehr Kontrolle und Übersicht, ist aber zeitaufwändiger.

Wen die Buchführung zur Pflicht wird, kann die EÜR nicht mehr genutzt werden. Dann ist Bilanzierung erforderlich.

Aufbewahrungspflichten und Archivierung

Wir haben unsere Buchführung gemacht, die Steuererklärung eingereicht – und jetzt? Die Aufbewahrung der Unterlagen ist ebenfalls eine gesetzliche Pflicht, die wir nicht unterschätzen sollten.

Folgende Aufbewahrungsfristen gelten in Deutschland:

• Geschäftsbriefe und Geschäftsbelege: 6 Jahre (ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind)
• Buchführungsunterlagen und Jahresabschlüsse: 10 Jahre
• Lohnunterlagen: 6 Jahre
• Kassenbücher und Inventare: 6 Jahre

Wichtig: Elektronisch gespeicherte Unterlagen müssen genauso wie Papierbelege aufbewahrt werden. Das heißt, sie müssen lesbar, unveränderbar und sicher vor Verlust archiviert sein. Ein einfaches Backup auf einem USB-Stick reicht nicht aus – die Archive sollten verkehrssicher und jederzeit abrufbar sein.

Viele Unternehmer vergessen, dass auch E-Mails mit geschäftlichem Inhalt aufbewahrt werden müssen. Eine gut organisierte E-Mail-Archivierung ist deshalb nicht optional.

Digitalisierung der Buchführung

Die digitale Transformation hat auch die Buchführung erreicht. Cloudbasierte Lösungen und digitale Buchführungssysteme erleichtern uns den Alltag erheblich – wenn wir einige wichtige Regeln beachten.

Elektronische Rechnungen und GoBD-Anforderungen

Elektronische Rechnungen und Belege sind längst Standard. Die Finanzbehörden akzeptieren digitale Unterlagen – unter bestimmten Bedingungen. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln genau, wie digitale Buchführung aussehen muss.

Die wichtigsten Anforderungen:

• Authentizität: Es muss klar sein, von wem ein Beleg stammt und wann er erstellt wurde
• Integrität: Die Daten dürfen nicht verändert werden können, ohne dass dies erkennbar ist
• Lesbarkeit: Alle Dokumente müssen jederzeit lesbar sein, auch nach vielen Jahren
• Zuverlässigkeit: Das System, das die Daten speichert, muss zuverlässig sein und eine Fehlerquote unter 1 % haben

Viele moderne Buchhaltungssoftware-Lösungen erfüllen bereits diese Anforderungen. Aber Achtung: Nicht alle Cloud-Lösungen sind automatisch GoBD-konform. Wer unsicher ist, sollte die Anbieter direkt fragen.

Für elektronische Rechnungen brauchen wir keine spezielle Signatur, solange die Dokumente unveränderbar vorliegen. Aber PDF-Rechnungen müssen genauso behandelt werden wie Papierbelege – sie müssen aufbewahrt und zugeordnet werden können.

Sanktionen und Konsequenzen bei Verletzung

Wir sprechen ungern über Strafen und Bußgelder – aber sie sind real. Die Nichtbeachtung der Buchführungspflichten kann erhebliche Konsequenzen haben.

Geldstrafen: Wer Bücher nicht, nicht richtig oder nicht vollständig führt, dem droht ein Bußgeld bis zu 1.000 Euro. Bei groben oder wiederholten Verstößen kann es deutlich teurer werden.

Strafzinsen: Fehlerhafte oder fehlende Buchführung führt oft zu Nachzahlungen von Steuern. Hinzu kommen Strafzinsen – derzeit 6 % pro Jahr (seit 2023).

Verdopplung der Steuerhinterziehung: Wenn die Finanzbehörden Fehler in der Buchführung feststellen und diese nicht nachweisen können, werden Gewinne oft geschätzt. Das kann zur Verdopplung der Steuernachzahlung führen.

Vorwürfe der Steuerhinterziehung: Im schlimmsten Fall – bei absichtlicher Falsifizierung – können Strafzinsen und Vorwürfe der Steuerhinterziehung bis hin zu strafrechtlichen Verfahren folgen.

Ein konkretes Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 500.000 Euro Jahresumsatz führt keine korrekte Buchführung. Bei einer Betriebsprüfung wird ein Gewinn von 50.000 Euro geschätzt, obwohl der tatsächliche Gewinn nur 30.000 Euro beträgt. Die Steuernachzahlung beträgt nun nicht nur 20.000 Euro Differenz mal dem Steuersatz – hinzu kommen Strafzinsen und im schlimmsten Fall ein Vorwurf der Steuerhinterziehung.

Um solche Szenarien zu vermeiden, lohnt sich der Aufwand für ordnungsgemäße Buchführung deutlich mehr als viele Unternehmer denken.